Vanaf 1 juli 2024 zijn organisaties met 100 of meer medewerkers verplicht om jaarlijks te rapporteren over het aantal kilometers dat hun werknemers reizen voor zowel zakelijk verkeer als woon-werkverkeer. Deze gegevens moeten uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Maar waarom wordt deze CO2-registratie ingevoerd en wat betekent dit voor jouw organisatie? Bouw Technokracht zet het voor je op een rij.
Waarom CO2-registratie?
De CO2-registratie is bedoeld om de CO2-uitstoot te verminderen, aangezien bijna de helft van de CO2-uitstoot in het verkeer komt door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. In het Klimaatakkoord is afgesproken dat werkgevers met 100 medewerkers of meer hun CO2-uitstoot moeten verlagen door minder zakelijk en woon-werkverkeer.
Vanaf 2026 wordt geëvalueerd of werkgevers gezamenlijk onder een vastgesteld CO2-uitstootplafond blijven. Zo ja, dan wordt er een individuele norm per werkgever ingesteld. Voorlopig is het alleen verplicht om het aantal kilometers te rapporteren.
Welke bedrijven zijn verplicht om te registreren?
De registratieplicht geldt voor organisaties met 100 of meer medewerkers op 1 juli 2024, de zogenoemde peildatum. Voor de rapportageplicht in de jaren daarna is 1 januari de peildatum. Medewerkers met een contract van 20 of meer betaalde uren per maand worden meegeteld, evenals oproepkrachten met een contract voor 20 uur of meer per maand. Tijdelijke medewerkers via een uitzend- of detacheringsbureau en payrollmedewerkers tellen niet mee bij jouw organisatie.
Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen die onder één handelsregisternummer zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Dan moet je alle medewerkers bij elkaar optellen om te bepalen of je aan de registratieplicht moet voldoen.
Wat moet je als werkgever aanleveren?
Voor de CO2-registratie moet je informatie aanleveren over alle kilometers die medewerkers maken, zowel voor zakelijk verkeer als voor woon-werkverkeer. Dit hoeft niet per medewerker, maar gaat om het totaal aantal kilometers per vervoersmiddel en type brandstof. Je vult deze informatie in op een online formulier op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Voor de CO2-registratie van zakelijke mobiliteit zijn er drie categorieën:
- Lease en/of eigen wagenpark
- Dienstverleners
- Declaraties
Lease en/of eigen wagenpark
Heeft je organisatie eigen voertuigen of leaseauto's? Dan moet je per vervoersmiddel en brandstoftype het aantal zakelijke kilometers doorgeven. Dit geldt ook voor motoren, brommers, en (elektrische) fietsen. Privékilometers mogen niet worden meegeteld. Vaak kun je de benodigde informatie opvragen bij het leasebedrijf of de wagenparkbeheerder.
Dienstverleners
Dienstverleners zoals openbaar vervoer, deelauto's of deelfietsen kunnen de benodigde gegevens voor de CO2-registratie verstrekken. Zorg dat je op tijd afspraken maakt en dat de informatie gesplitst kan worden naar zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, vervoersmiddel en type brandstof.
Declaraties
Als medewerkers hun zakelijke reizen zelf betalen en vervolgens declareren, moet je een systeem hebben dat de kilometers uitsplitst naar vervoersmiddel en type brandstof. Voor reizen met het openbaar vervoer kun je de totaal gedeclareerde bedragen invullen, die automatisch omgerekend worden naar het aantal kilometers.
Wat betekent dit voor jou als zzp'er?
Als zzp'er werk je vaak voor verschillende opdrachtgevers, waaronder bedrijven die aan deze nieuwe regelgeving moeten voldoen. Dit kan betekenen dat je gevraagd wordt om je reisgegevens door te geven. Je moet bijhouden hoeveel kilometers je aflegt voor zakelijke doeleinden en woon-werkverkeer. Noteer welk vervoersmiddel je gebruikt en welk type brandstof. Een goede administratie van je reiskilometers is essentieel. Dit kan handmatig, maar er zijn ook apps beschikbaar die je hierbij kunnen helpen. Je opdrachtgevers kunnen jou vragen om je reisgegevens te delen voor hun rapportageverplichtingen. Zorg ervoor dat je deze gegevens tijdig en correct aanlevert.
Wat gebeurt er na het aanleveren?
Na het indienen van de CO2-registratie ontvang je een rapportage met de ingediende informatie en de bijbehorende CO2-uitstoot. Ook krijg je tips om de duurzaamheid te verbeteren. De RVO stuurt de registratie door naar de omgevingsdienst van jouw regio, die controleert of de aangeleverde informatie klopt. Bewaar de administratie daarom goed voor een eventuele controle.
Voor meer informatie en hulp bij het opzetten van een goed registratiesysteem, kun je contact opnemen met de RVO of een gespecialiseerde adviseur.
Bij Bouw Technokracht vinden we duurzaamheid belangrijk en willen we graag dat onze zzp'ers en medewerkers goed geïnformeerd zijn over de nieuwe verplichtingen. Neem contact met ons op als je vragen hebt over de CO2-registratie of hulp nodig hebt bij de implementatie hiervan.